Verslaglegging validatie- of verificatieprocedure en evaluatie verzamelde gegevens
Uitgangsvraag
Hoe vindt de verslaglegging plaats van validatie of verificatie en wat is de minimum bewaartermijn van de verkregen resultaten?
Aanbeveling
Het verificatie-/validatieplan dient door de professional te worden geautoriseerd.
De verkregen resultaten moeten aantoonbaar worden getoetst aan de hand van de in het validatie-/verificatieplan vastgestelde acceptatiecriteria. De conclusie van de toetsing en daarmee het al dan niet geschikt zijn voor het beoogde doel worden vastgelegd en gearchiveerd in een validatie-/verificatierapport. Het validatie-/verificatierapport dient door de bevoegde leidinggevende of professional te worden beoordeeld en geautoriseerd.
De verkregen resultaten worden bewaard in een validatie/verificatie rapport, tenminste gedurende de periode dat de onderzoeksmethode in gebruik is plus aanvullend over de periode dat hierover navraag gedaan kan worden.
Overwegingen
Het laboratorium moet de voor de validatie toegepaste procedure(s) (zie hoofdstuk 3) documenteren en de verkregen resultaten vastleggen. De door professional aangewezen deskundige en bevoegde medewerkers moeten in meetrapporten of vergelijkbare documenten de validatieresultaten vastleggen. De professional of door hem aangewezen deskundige en bevoegde medewerkers moeten deze documenten (samen het validatie of verificatie verslag genoemd) beoordelen en het resultaat van die beoordeling vastleggen. Zo mogelijk is de beoordelaar van het verslag niet dezelfde persoon zijn als de schrijver van het verslag.
Onderbouwing
Achtergrond
Het proces van validatie of verificatie wordt afgesloten met de evaluatie van de gegevens. Bij geschiktheid, dat wil zeggen voldoen aan de acceptatiecriteria en compleetheid van de gegevens, wordt een definitief validatie / verificatierapport opgesteld en geaccordeerd.
Samenvatting literatuur
ISO15189 stelt in 5.5.1.2 voor verificatie: “Het laboratorium moet de voor de verificatie toegepaste procedure documenteren en de verkregen resultaten vastleggen. Medewerkers met de juiste bevoegdheid moeten de verificatieresultaten beoordelen en verslag opmaken van de beoordeling.” En in 5.5.1.3 voor validatie; “Het laboratorium moet de voor de validatie toegepaste procedure documenteren en de verkregen resultaten vastleggen. Medewerkers met de juiste bevoegdheid moeten de validatieresultaten beoordelen en verslag opmaken van de beoordeling.” En enkele regels verder “Als een gevalideerde onderzoeksprocedure wordt gewijzigd, moet de invloed van dergelijke wijzigingen worden gedocumenteerd en, voor zover van toepassing, moet een nieuwe validatie worden uitgevoerd.”
ISO15189 geeft in 5.5.3 een duidelijke omschrijving waartoe de validatie of verificatieprocedure ook moet leiden, namelijk een gedetailleerde beschrijving en vastlegging van de goedgekeurde meetprocedure.
In de EU IVDR wordt in Annex I paragraaf 20 aangegeven welke zaken (waaronder de prestatiekarakteristieken, monstermatrix en houdbaarheid) door de fabrikant aan de gebruiker moeten worden meegedeeld. Op compacte wijze gebeurt dit doorgaans via de zogenaamde bijsluiter. Dit zijn dus de zaken die als resultaat van het validatieproces door de fabrikant moeten worden gedocumenteerd.
In ISO15189 wordt onder 5.5.3 aangegeven welke zaken gedocumenteerd moeten worden voor de gebruikte onderzoeksprocedures. Deze documentatie wordt uiteindelijk gestructureerd weergegeven in de zogenaamde SOP (standard operating procedure) van de methode en dient als naslagwerk voor de gebruiker. Alle relevante elementen van paragraaf 5.5.3 moeten dus aan de orde komen in het validatieverslag. Bij verificatie kan voor een aantal onderdelen verwezen worden naar de informatie van de fabrikant of uit peer-reviewed publicaties.
De documentatie behorend bij een validatie of verificatie bestaat uit een validatie-/verificatieplan, de resultaten inclusief ruwe data en een validatie-/verificatierapport.
Referenties
- EU IVDR Regulation 2017_746_NL
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32017R0746&from=EN - NEN-EN-ISO 15189:2012 (nl)
- WHO TGS-4 2017
Verantwoording
Autorisatiedatum en geldigheid
Laatst beoordeeld : 28-12-2022
Laatst geautoriseerd : 28-12-2022
Geplande herbeoordeling :
Algemene gegevens
De richtlijnontwikkeling werd ondersteund door het Kennisinstituut van de Federatie Medisch Specialisten (www.kennisinstituut.nl) en werd gefinancierd uit de Stichting Kwaliteitsgelden Medisch Specialisten (SKMS).
Doel en doelgroep
Doel
Validatie en verificatie van onderzoeksprocedures in medische laboratoria betekent het toetsen of de beoogde onderzoeksprocedures geschikt zijn voor het beoogde doel, namelijk het leveren van betrouwbare informatie voor de aanvrager ten behoeve van diagnose, prognose, behandeling of vervolgen van therapie.
De voorliggende richtlijn beschrijft de vereiste analytische en toetsingsprocedures bij validatie of verificatie – conform ISO 15189 – met inachtneming van de daarbij benodigde prestatiekarakteristieken en acceptatiecriteria. Na beschouwing van additionele wetenschappelijke literatuur (indien beschikbaar) en op basis van consensus zijn de aanbevelingen opgesteld.
Doelgroep
Hoewel deze richtlijn met name bedoeld is voor toepassing in de klinische chemie, kan zij ook nuttig zijn voor andere disciplines binnen de medische laboratoria, zoals klinische farmacie, medische microbiologie en medische immunologie.
Samenstelling werkgroep
Voor het (door)ontwikkelen van de richtlijn is in 2017 een werkgroep ingesteld. De werkgroep is verantwoordelijk voor de integrale tekst van deze richtlijn.
- Dr. drs. W.P. (Wytze) Oosterhuis, arts klinische chemie, Zuyderland Medisch Centrum, Heerlen/Sittard-Geleen (voorzitter)
- Dr. W.P.H.G. (Wilhelmine) Verboeket-van de Venne, wetenschappelijk onderzoeker klinische chemie, Zuyderland Medisch Centrum, Heerlen (secretaris)
- Dr. ir. A.J. (Arjan) van Adrichem, AIOS klinische chemie, Zuyderland Medisch Centrum, Heerlen/Sittard-Geleen
- Dr. ir. R.J.A.C. (Roseri) Roelofsen-de Beer, laboratoriumspecialist klinische chemie, Ziekenhuis Rivierenland Tiel, Tiel
- Dr. ir. J.P.M. (Jos) Wielders, gepensioneerd laboratoriumspecialist klinische chemie, Amersfoort
Met ondersteuning van:
- Drs. E.E. (Eva) Volmeijer, adviseur Kennisinstituut van de Federatie Medisch Specialisten (tot juli 2018)
- Dr. J. (Janneke) Hoogervorst-Schilp, adviseur Kennisinstituut van de Federatie Medisch Specialisten (vanaf juli 2018)
Belangenverklaringen
De KNMG-code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling is gevolgd. Alle werkgroepleden hebben schriftelijk verklaard of zij directe financiële belangen (betrekking bij een commercieel bedrijf, persoonlijke financiële belangen, onderzoeksfinanciering) of indirecte belangen (persoonlijke relaties, reputatiemanagement, kennisvalorisatie) hebben. Een overzicht van de belangen van werkgroepleden is op verzoek beschikbaar; er zijn geen restricties geconstateerd m.b.t. deelname aan de werkgroep.
Inbreng patiëntenperspectief
Gezien de technische aard van de richtlijn is – in afstemming met Patiëntenfederatie Nederland – het patiëntenperspectief niet meegenomen. De Patiëntenfederatie is wel uitgenodigd voor de commentaar- en autorisatiefase.
Methode ontwikkeling
Evidence based
Implementatie
Tijdens de richtlijnontwikkeling is rekening gehouden met de implementatie van de richtlijn (module) en de praktische uitvoerbaarheid van de aanbevelingen. Daarbij is gelet op factoren die de invoering van de richtlijn in de praktijk kunnen bevorderen of belemmeren. Het implementatieplan is opgenomen bij de aanverwante producten.
Werkwijze
ISO 15189
De richtlijn is gebaseerd op de officiële Nederlandse vertaling van de Europese norm EN ISO 15189:2012 (formeel aangeduid als NEN-EN-ISO 15189+C11:2015nl); afgekort aangeduid als ISO 15189. De vereiste analytische en toetsingsprocedures bij validatie of verificatie, met inachtneming van de daarbij benodigde prestatiekarakteristieken en acceptatiecriteria, worden beschreven en – indien van toepassing – nader toegelicht.
Knelpuntenanalyse
Tijdens de voorbereidende fase werden de knelpunten geïnventariseerd. De richtlijn uit 2016 was niet modulair opgebouwd en niet opgenomen in de Richtlijnendatabase. Een modulair opgebouwde richtlijn vergemakkelijkt de integratie tussen (onderdelen van) richtlijnen en maakt onderlinge verwijzing mogelijk. Een ander voordeel is dat verouderde onderdelen van een richtlijn efficiënter herzien kunnen worden, met als gevolg dat richtlijnaanbevelingen sneller (en beter) aansluiten bij de dagelijkse praktijk.
Daarnaast is bij de richtlijn uit 2016 uitsluitend gebruik gemaakt van normatieve verwijzingen (zoals NEN-EN-ISO 15189, ISO 22870 en European Commission Directive 98/79/EC) en Europese/internationale standaarden. In de doorontwikkeling is gestreefd om zoveel mogelijk (aanvullende) wetenschappelijke c.q. consensus-based onderbouwing te geven voor de aanbevelingen in de richtlijn.
Uitgangsvragen
Het uitgangspunt was de in 2016 geautoriseerde Richtlijn Validatie en verificatie van onderzoeksprocedures in medische laboratoria. De werkgroep heeft vervolgens een aantal uitgangsvragen opgesteld. Tevens werd een additionele uitgangsvraag geformuleerd, gezien de overgang van het huidige besluit voor In Vitro Medical Devices (Directive 98/79/EC ofwel IVDD) naar de toekomstige verordening, Regulation (EU) 2017/745 (IVDR) die in mei 2022 in de gehele EU van kracht is.
Strategie voor zoeken en selecteren van literatuur
Er is oriënterend gezocht naar bestaande (inter)nationale richtlijnen en wetenschappelijke publicaties over validatie en verificatie van onderzoeksprocedures. Tevens is aanvullend gezocht naar publicaties aan de hand van de literatuurlijsten van de eerder gevonden documentatie.
Samenvatten van de literatuur
De belangrijkste bevindingen uit de normatieve en wetenschappelijke literatuur zijn beschreven in de samenvatting van de literatuur. Gezien de aard en (beperkte) beschikbaarheid van de literatuur kon geen gebruik gemaakt worden van de GRADE- of vergelijkbare methodologie.
Overwegingen (van bewijs naar aanbeveling)
Om te komen tot een aanbeveling zijn naast normatieve en wetenschappelijke publicaties ook andere aspecten belangrijk om te worden meegewogen, zoals de expertise van de werkgroepleden, kosten, beschikbaarheid van voorzieningen en organisatorische zaken. Deze aspecten worden, voor zover geen onderdeel van de literatuursamenvatting, vermeld en beoordeeld onder het kopje ‘Overwegingen’.
Formuleren van aanbevelingen
De aanbevelingen geven antwoord op de uitgangsvraag en zijn gebaseerd op (de invulling c.q. toepassing van normelementen uit) ISO 15189, het beschikbare wetenschappelijke bewijs en de belangrijkste overwegingen. Normaliter is aan elke aanbeveling een implementatietermijn gekoppeld. Gezien er geen inhoudelijke veranderingen zijn t.o.v. de vigerende richtlijn zijn deze implementatietermijnen nog steeds geldig.
Randvoorwaarden (organisatie van zorg)
Bij de (door)ontwikkeling van de richtlijn is expliciet rekening gehouden met de organisatie rondom validatie en verificatie van onderzoeksprocedures: alle aspecten die randvoorwaardelijk zijn voor het inrichten van het proces (zoals coördinatie, communicatie, (financiële) middelen, menskracht en infrastructuur). Randvoorwaarden die relevant zijn voor het beantwoorden van een specifieke uitgangsvraag maken onderdeel uit van de overwegingen bij de bewuste uitgangsvraag.
Kennislacunes
Bij elke uitgangsvraag is door de werkgroep nagegaan of er (aanvullend) wetenschappelijk onderzoek gewenst is. Een overzicht van de aanbevelingen voor nader/vervolgonderzoek is opgenomen in de bijlage Kennislacunes (onder aanverwante producten).
Commentaar- en autorisatiefase
De conceptversie van de richtlijn is aan de leden van de NVKC en aan Patiëntenfederatie Nederland voorgelegd ter commentaar. De commentaren zijn verzameld en besproken met de werkgroep. Naar aanleiding van de commentaren is de richtlijn aangepast en definitief vastgesteld door de werkgroep. De autorisatieversie van de richtlijn is ter stemming gebracht tijdens de algemene ledenvergadering van de NVKC, en voorgelegd aan Patiëntenfederatie Nederland ter autorisatie c.q. instemming.