Het is van groot belang dat vanuit de SEH wordt gezorgd voor goede informatieoverdracht. Er zijn verschillende overdrachtsmomenten te benoemen: overdracht tussen diensten op de SEH en overdracht naar een andere afdeling bij opname, of naar de eerste lijn.

Toegankelijkheid van de informatie is essentieel: het ziekenhuis moet ervoor zorgdragen dat alle informatie op ieder moment toegankelijk is voor de zorgverlener van de patiënt.

Er zijn verschillende systemen beschikbaar die de overdracht kunnen structureren, bijvoorbeeld SBAR (Situation, Background, Assessment, Recommendation), RSVP (Reason, Story, Vital Signs, Plan) en ATMIST (Age, Time, Mechanisms, Injury, Signs and Treatments). Welke systemen werken goed, bij wie ligt de verantwoordelijkheid van deze overdracht en welke eisen kunnen worden gesteld aan de veiligheid, toegankelijkheid en beschikbaarheid van deze informatie?

Uit de literatuur blijkt dat het belangrijk is om de overdracht te standaardiseren met een systeem, zodat belangrijke zaken niet vergeten worden. Het is hierbij van belang voor de overdracht dat er respectvol en effectief gecommuniceerd wordt. Naast de mondelinge overdracht moet de overdracht vastgelegd worden in het dossier.

Er is een brede literatuursearch uitgevoerd voor de organisatie van de SEH en daarnaast zijn er een aantal meer verdiepende searches uitgevoerd; deze waren niet specifiek gericht op overdracht, wel op triage, capaciteit en doorlooptijd. Binnen deze searches werden een aantal artikelen gevonden die ook over overdracht gingen. Verder is gebruik gemaakt van interviews met ziekenhuizen die werken met zogenaamde ‘goede voorbeelden’ (best practices). Hier zijn ook goede elementen voor de overdracht uitgehaald. Op basis van deze literatuur en expert opinion is de werkgroep tot een aanbeveling gekomen.

Farhan (2012) ontwikkelde op basis van literatuurstudie, observaties van overdrachten en interviews met SEH-medewerkers een ‘best practice’ voor een gestructureerde overdracht tussen diensten op de SEH. Deze methode is ‘ABC of handover’ genoemd (Areas and Allocation; Beds, Bugs and Breaches; Colleagues and Consultant on call; Deaths and Disasters, including Deserters; Equipment and External Events). Om goede implementatie te bevorderen is een gestructureerd formulier wenselijk. Daarnaast wordt aanbevolen dat er op vaste momenten een overdracht zou moeten plaatsvinden, in een goede ruimte waar privacy en vertrouwelijkheid gewaarborgd kunnen worden en waar ook goede toegang is tot ICT, dat er zo min mogelijk onderbrekingen zijn, dat personeel getraind wordt om een goede overdracht te kunnen realiseren, en dat de overdracht wordt opgeslagen in een veilige omgeving.

Sujan (2015) observeerde 270 klinische overdrachten voor drie spoedeisende zorgpaden in drie ziekenhuizen en twee ambulancediensten. Daarnaast werden focusgroepen, interviews en discussies gebuikt. Drie soorten overdrachten werden geobserveerd: van ambulance naar SEH (dokter of reanimatieteam) voor reanimatie, van ambulance naar SEH voor ‘major’ probleem (senior verpleegkundige), en telefonische overdracht van SEH naar afdeling. De grootste bedreigende factoren voor de kwaliteit van de overdracht waren de organisatorische problemen, zoals het ‘managen’ van patiëntenstromen en druk door tijdgerelateerde prestatiedoelstellingen. Commitment van leidinggevenden om meer als partners op te treden zal helpen bij het verbeteren van de overdracht.

De studie van Mullan (2015) is een beschrijvende observationele studie in een academisch kinderziekenhuis, waarin de invoering van een gestandaardiseerde checklist voor de overdracht tussen diensten wordt geëvalueerd (Physician Active Shift Signout in the Emergency Department). Van de 732 overdrachten werd de checklist in 98% van de gevallen gebruikt, waarvan in 89% compleet. De gebruikers vonden dat de checklist een positief effect had op de communicatie en op kwaliteit, veiligheid en effectiviteit van de zorg.

Het literatuuronderzoek van Dawson richt zich op het identificeren van thema’s geassocieerd met aspecten van ziekenhuisoverdracht tussen paramedici en SEH-staf die verbeterd kunnen worden. Uit de literatuur kwam met name naar voren dat er behoefte is aan meer complete en tegelijk beknopte overdracht en aan respectvolle en effectieve communicatie. Daar kan een gestructureerd overdrachtsinstrument zoals SBAR goed bij ondersteunen. Daarnaast is er behoefte aan betere observatiesystemen voor het vastleggen en overdragen van vitale parameters vooral om early warning systems te incorporeren. Verder wordt geadviseerd om het personeel een communicatietraining te laten volgen om zo effectiever teamwork te realiseren.

In de handreiking verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg van KMMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU, GGZ Nederland en Patiëntenfederatie wordt ook kort aandacht besteed aan de overdracht.

• Een zorgverlener die deelneemt in een samenwerkingstraject vergewist zich ervan dat hij/zij beschikt over relevante gegevens van collega’s of informeert collega’s over gegevens en bevindingen die zij nodig hebben om verantwoorde zorg te kunnen verlenen (aandachtspunt 4).
• Relevante gegevens worden aangetekend in een dossier betreffende de cliënt. Bij voorkeur is dit een geïntegreerd dossier, dat door alle bij de samenwerking betrokken zorgverleners kan worden geraadpleegd en aangevuld. Zo niet, dan worden afspraken gemaakt over de wijze waarop samenwerkingspartners relevante informatie uit een dossier kunnen verkrijgen (aandachtspunt 5).
• Overdracht van taken en verantwoordelijkheden vindt expliciet plaats. Bij de inrichting van overdrachtsmomenten is van belang om zowel rekening te houden met bij overdrachtssituaties in het algemeen veel voorkomende risico’s als met eventuele specifieke kenmerken van de cliëntsituatie (aandachtspunt 9).